Entrevista
Realizada por el grupo de estudiantes de la Universidad ICESI, de la materia Pensamiento Sistémico,
conformado por Mabel Ocampo, Silvio Valencia Giraldo, Tatiana Herrera Diaz y Daniela Guevara; a la CEO de ManglarByMoms, diseñadora
industrial, especialista en Marketing con énfasis en servicios y con Maestría
en Administración de Empresas de la Universidad ICESI, Liz Barrera.
La estructura de
la entrevista es la siguiente:
# Pregunta realizada.
- Respuesta
brindada
1. ¿Por qué se implementó el
teletrabajo en su compañía?
- Porque es una forma estratégica de iniciar
una empresa con costos bajos y tomando ventaja de los medios digitales que nos
permiten establecer contacto sin necesidad de la presencia lo cual permite que
NO se tenga una oficina física = costos de alquiler fijo.
2. ¿Cuáles
son los pros y los contras de tener teletrabajadores?
- Los pros son costos más bajos para la
operación. Calidad de vida de los teletrabajadores que se traduce en motivación
y mayor productividad. Si se logra una correcta gestión de las actividades de
cada empleado se pueden lograr resultados muy positivos.
-
Los contras es que el control de las
tareas se debe hacer de forma minuciosa dado que se establecen en los softwares
existentes, pero hay que estar alimentándolos y gestionándolos (trello, giitic,
entre otros) Hay que estar hablando con ellos para que se sientan cercanos y no
piensen que están solos en el trabajo; la socialización fuera de lo laboral es
muy importante para el sentido de pertenencia.
3. ¿Cómo se distribuyen las
actividades a realizar?
-
Anticipadamente
se debe tener claridad de lo que se quiere y preparar los objetivos que debe
cumplir cada persona en cada cargo. Generando un perfil de empleado se hace la
búsqueda para que se cumpla con los requerimientos, cuando se contrata se
entregan claros los objetivos del cargo junto con los entregables que se
esperan recibir para dar por válido el trabajo. Dependiendo del perfil de la
persona se implementan software de gestión de hora laborada o misión cumplida.
Las actividades ya deben estar amarradas
al cargo, sin embargo, software como trello te ayudan a tener cada empleado con
las tareas del día a día y las van cumpliendo al escribir los resultados o al
cambiarlo de lista a en proceso o por aprobar o aprobado dependiendo del caso
que sea.
Todas las actividades deben ir amarradas a
los objetivos corporativos para que se cumpla lo que se busca lograr como
empresa.
4. ¿Cuál
es el medio más efectivo para la comunicación entre teletrabajadores?
-
Teléfono, WhatsApp, trello, Skype, email
(importantísimo) esas son las que usamos actualmente en la empresa.
5. ¿Cuáles
son los principales obstáculos en la comunicación entre los teletrabajadores?
-
Se pierde la relación personal y se pasa a
un ámbito enteramente profesional y laboral. Adicionalmente a veces la
comunicación es muy fría o es distante dado que cada uno se encuentra enfocado
en la tarea y cuando se da cuenta no ha conversado con los empleados, dando
espacio a que tomen decisiones demasiado independientes que no se pueden
gestionar.
6. ¿Utilizan
algún tipo de plataforma propia para desarrollar las actividades laborales? si
no ¿Qué herramientas utilizan?
-
Propia
no, es muy costos sÍ desarrollo, sin embargo, es uno de los objetivos de la
empresa para con nuestros clientes (los que implementan y contratan
teletrabajadoras) para que también lo utilicen con sus empleados. Existen
varios como dije anteriormente, del colombiano se llama giitic, sin embargo, sé
qué hay otras opciones de gestión de las actividades.
7. ¿Cómo
se definen los horarios de reuniones y cómo se llevan estas a cabo (si las hay)?
-
Las
reuniones se puedes agendar como en cualquier trabajo, se mantiene abierto
Skype de modo que se tiene el canal abierto y cuando se requiera se hace la
video conferencia. Preferiblemente se
hace agenda de reuniones para no interrumpir las tareas.
8. ¿Qué
normas técnicas deben cumplir los informes que se entregan al coordinador?
-
No hay normas técnicas a no ser que se
tenga implementada algún sistema de gestión (tipo ISO) esto se hace de acuerdo
a los lineamientos de jefe directo.
9. ¿Hay
alguna normativa interna vigente? Ya sea establecida por la ley o implementada
por la empresa.
-
Las
normas que regulan el teletrabajo son la ley 1221 de 2008 decreto 884 de 2012
estas establecen las regulaciones (derechos y deberes) de empleados y empleadores
al implementar la modalidad de tele trabajo.
10. Cuando
un teletrabajador debe ausentarse por cualquier motivo, ¿Cómo se llevan a cabo
sus actividades? si estas deben ser un aporte para el objetivo grupal.
-
Como se tiene una gestión de las actividades
día a día puede fácilmente otra persona tomar la tarea y hacer la gestión que
quedó pendiente teniendo en cuenta el histórico de actividades que se ha
realizado. De esta forma las personas pueden delegar trabajos. También dentro
de las tareas se pueden vincular personas (se comparten) de esta manera ellas
también registran la actividad con su nombre propio.
11. ¿Qué
retos extra implica ser coordinador?
-
Se debe tener un control de las
actividades de cada persona, pero más que eso se debe tener mucha claridad del
norte al que se quiere llegar porque si se centra en las actividades y no en el
global no podrá gestionar de forma correcta ni delegar las cosas que realmente
necesitan ser hechas por otros empleados. En ocasiones se tiende a tratar de
realizar todas las actividades o al contrario a delegarlas por falta de
conocimiento de lo que hacen los demás colaboradores.
